發(fā)布日期：2012-12-03瀏覽次數(shù)： 次信息來源： 李志強
一家全國500強企業(yè)的存貨管理飽受著帳實差異和存貨管理漏洞的折磨，而且通過一次非常意外的發(fā)現(xiàn)，居然在市場上發(fā)現(xiàn)達幾百噸的重要原材料在市場上銷售，而這些材料不久前就存放在該企業(yè)的倉庫，而更為離奇的是，在企業(yè)的賬面上，卻看不出任何的問題。這不得不讓人產(chǎn)生聯(lián)想，在企業(yè)長期的運營過程中，還有多少的存貨資產(chǎn)產(chǎn)生的“意外”的流失？如是，該事件引起了高層的高度重視，企業(yè)的總經(jīng)理提出“要像管理現(xiàn)金一樣管理庫存”，以避免類似的“悲劇”重演。
在經(jīng)歷了長時間的精益理念的熏陶與實踐，以及21世紀(jì)以來白熱化的市場競爭環(huán)境以后，中國的制造企業(yè)越來越重視管理的精細化，向管理要效益，降低企業(yè)的總體成本以獲取同行業(yè)產(chǎn)品的市場競爭優(yōu)勢。而庫存資金作為企業(yè)流動資產(chǎn)的重要組成部分，也越來越受到管理者的青睞和重視。庫存管理的兩大主要任務(wù)是降低庫存和保證庫存的安全?！跋窆芾憩F(xiàn)金一樣管理庫存”，讓庫存的管理真正實現(xiàn)透明化、標(biāo)準(zhǔn)化，以降低庫存管理的風(fēng)險，對倉庫管理者在保證庫存的安全性方面提出了更高的要求。在筆者咨詢和走訪的過程中，像開篇所述的企業(yè)一樣在庫存管理方面發(fā)現(xiàn)“新大陸”的企業(yè)不在少數(shù)，而更多的企業(yè)在很多問題上仍然沒有足夠的認識和重視。
從財務(wù)角度而言，現(xiàn)金管理必須有完善的管理制度和體系，包括錢賬分管制度、現(xiàn)金開支審批制度、日清月結(jié)制度、現(xiàn)金清查制度、現(xiàn)金保管制度、保險柜的配備使用制度等，其管理的目標(biāo)是企業(yè)的現(xiàn)金沒有一分一毫的差異。企業(yè)對現(xiàn)金管理的系統(tǒng)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、謹(jǐn)慎性和精細程度給我們保證庫存的安全性提供了有效的參考。
但是，如何才能真正的做到“像現(xiàn)金一樣管理庫存”呢？采取哪些措施可以實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變呢？為實現(xiàn)庫存精細化管理的目的，除了企業(yè)上下對此達成一致的共識、目標(biāo)和方向，結(jié)合企業(yè)在現(xiàn)金管理方面的方法和經(jīng)驗，筆者認為企業(yè)還可以在管理上進行一定的改變與優(yōu)化。
一、 倉庫管理人員的授權(quán)進行適當(dāng)?shù)姆蛛x，設(shè)立倉管員和帳務(wù)員
傳統(tǒng)的倉庫崗位設(shè)置一般僅僅設(shè)置倉管員一個崗位，負責(zé)物料收發(fā)存及現(xiàn)場管理全過程及帳務(wù)處理工作，這樣可以減少管理過程中的溝通和信息傳遞，使得倉庫管理趨向于簡單化，但是同時，由一個人管理倉庫物料流轉(zhuǎn)的整個過程，使得管理無法實現(xiàn)透明化，缺少崗位之間的相互監(jiān)督和制約，增加了管理過程中的風(fēng)險，另外，這樣的分工也使得倉管員的工作顯得非常繁瑣，信息往往得不到及時的更新和體現(xiàn)。
因此，從降低風(fēng)險和專業(yè)化分工的角度考慮，將倉庫管理崗位劃分為倉管員和帳務(wù)員是一個正在普及的做法，類似于現(xiàn)金管理中必須分設(shè)出納和會計兩種崗位。由倉管員負責(zé)實物的管理和現(xiàn)場的管理，由帳務(wù)員負責(zé)相應(yīng)的信息、單據(jù)、報表和數(shù)據(jù)分析等工作。這樣做的好處有：
1. 權(quán)責(zé)分離，倉管員和帳務(wù)員之間形成相互的監(jiān)督和制約，有利于管理的規(guī)范化；
2. 有利于管理的專業(yè)化和精細化；
3. 帳、物分管，有利于公司存貨資金的有效保全；
4. 有利于存貨管理的準(zhǔn)確性。
二、 建立物料出入庫臺賬，進行逐筆、序時的登記，以實現(xiàn)庫存的過程控制和可追溯性
在現(xiàn)金管理中，不管有沒有ERP系統(tǒng)，出納都會建立現(xiàn)金管理臺帳，對現(xiàn)金的收支進行逐筆、序時的登記，并且對重要、例外的事項進行登記說明，每一筆現(xiàn)金業(yè)務(wù)都能清晰的得以體現(xiàn)，而且通過現(xiàn)金管理臺帳總是能獲取現(xiàn)金的適時數(shù)據(jù)，而系統(tǒng)上的現(xiàn)金余額由于受信息登陸延誤或者系統(tǒng)延時等的影響，和實際余額總是存在一定的差異。
在庫存管理中，物料管理臺帳可以是集中在一起的賬本，也可以是隨物料放置的物料卡，由倉庫管根據(jù)物料的流動進行逐筆的登記，其結(jié)存數(shù)和實物數(shù)總是保持一致的。設(shè)置物料管理臺帳的好處體現(xiàn)在：
1. 體現(xiàn)物料出入庫的動態(tài)數(shù)據(jù)，并且記錄準(zhǔn)確的作業(yè)時間，可以實現(xiàn)物料的可追溯性；
2. 倉管員臺帳的數(shù)據(jù)與帳務(wù)員的系統(tǒng)帳務(wù)信息進行比對，可以對帳實差異進行有效的核查，確保物料管理的有效性；
3. 防止信息處理滯后和非正常領(lǐng)料等對物料信息造成的影響，有利于把握庫存的及時數(shù)據(jù)，避免信息不準(zhǔn)確對作業(yè)造成影響；
4. 在ERP軟件無法實現(xiàn)庫存的定庫位管理和及時的數(shù)據(jù)更新的情況下，或者系統(tǒng)進行維護和出現(xiàn)事故的情況，物料臺帳使得倉庫作業(yè)不過分依賴信息系統(tǒng)。實踐證明，如果不是全自動管理，完全依賴系統(tǒng)的倉管管理往往都無法達到很高的管理水平。
很多庫存管理的從業(yè)人員對于是不是該使用物料卡往往很難取舍，一方面，物料卡對庫存管理有諸多好處，另一方面，對物料卡信息的維護也耗費了大量的人工，而且大部分的情況下似乎體現(xiàn)為重復(fù)的勞動。實際上，是否需要使用物料卡，需要根據(jù)企業(yè)信息系統(tǒng)的有效性、作業(yè)的規(guī)范性、各環(huán)節(jié)時間和節(jié)拍的掌控能力、物料的流通性和物料的特性等進行判斷，企業(yè)可以有選擇性的設(shè)置物料的臺帳。
三、 嚴(yán)格按照企業(yè)制定的物料管理流程和制度進行操作，盡量減少例外事件的發(fā)生
企業(yè)現(xiàn)金管理之所以能做到如此的嚴(yán)謹(jǐn)，是因為企業(yè)制定了一系列的現(xiàn)金管理制度，每一個人都清楚的知道，必須要按照規(guī)定的流程、辦理規(guī)定的手續(xù)，才能完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)。而對于企業(yè)庫存管理，也必須有完善的流程和制度，同時，需要在整個企業(yè)進行宣貫。倉庫管理人員在管理過程中也需要嚴(yán)格按照這些流程和制度來進行操作，盡量減少例外事件的發(fā)生。
當(dāng)然，企業(yè)運作是一個體系工程，各項任務(wù)之間具有不同的輕重緩急，因此，為了避免對企業(yè)運作造成影響和損失，不可避免在倉庫管理過程中會出現(xiàn)例外事件。對于這些例外事件，一方面，需要加強管控，深究原因，并盡快進行改善，另一方面，對于確實是經(jīng)常出現(xiàn)的例外事件并且不可避免，則要在相應(yīng)的制度、流程中進行補充。在倉庫管理過程中，比較常見的例外事件有：
1. 借用物料或白條領(lǐng)料；
2. 沒有走正常領(lǐng)料流程的計劃外領(lǐng)料、緊急領(lǐng)料；
3. 有帳外物資；
4. 手續(xù)或者帳務(wù)延遲；
5. 超訂單到貨或者到貨未入賬；
6. 未走正常流程的供應(yīng)商補貨；
7. 超計劃領(lǐng)料等。
四、 創(chuàng)造安全的庫存管理環(huán)境
一個安全的庫存管理環(huán)境有利于企業(yè)相關(guān)規(guī)章、制度和流程的落實，有利于倉庫管理人員的各項作業(yè)和效率的提升，降低庫存管理的風(fēng)險。要創(chuàng)造安全的庫存管理環(huán)境可以從以下幾個方面入手：
1. 創(chuàng)造相對密閉的倉庫環(huán)境，制定物料的出口和進口，在滿足需求的情況下盡可能的控制進出口數(shù)量；
2. 限制進出人員，并且限制允許進出倉庫人員的作業(yè)區(qū)域，對相關(guān)人員在證件和服飾上進行差異化的標(biāo)示以便于識別；
3. 收發(fā)物料需要倉管員在場；
4. 利用可視化的監(jiān)控系統(tǒng)。
五、 加強盤點的力度，讓盤點成為倉庫管理的決策依據(jù)而不是一項簡單的任務(wù)
很多企業(yè)都設(shè)置了定期盤點，比如一個月盤點一次，并且設(shè)定了固定的差異率，比如：將差異率設(shè)定為正負5‰，從財務(wù)角度上而言，在差異率范圍內(nèi)則視為正常。這種盤點方式的問題在于：
1. 盤點的目的有問題：盤點絕對不是為了財務(wù)而盤點，也不是一個既定的任務(wù)和走過場，而是為了發(fā)現(xiàn)差異、發(fā)現(xiàn)差錯、尋找物料流動的規(guī)律并以此為依據(jù)，給決策者提供決策依據(jù)。
2. 每個月盤點是不對的：眾所周知，“任何決策都可能導(dǎo)致庫存！”也就是說，企業(yè)的庫存有代表了一個或多個問題。打個比方，將企業(yè)問題當(dāng)作是人體的某處病變或者病痛，每個月盤點就相當(dāng)于企業(yè)這個機體每個月對于其自身進行一次反饋/反省，如果有問題，就進行治療；每年一次盤點就是以年為周期反饋的。在一些先進的企業(yè)中，比如豐田隨時可以盤點，也就是說其對于自身的問題，可以隨時反饋和治療；海爾每天2次，當(dāng)天的小問題就成了他們眼中的大問題；而大部分的企業(yè)，每個月盤點一次，當(dāng)天的大問題，到了每個月就變成了不值得一提的小問題了，于是沉淀下來了，可是，“魔鬼存在于細節(jié)當(dāng)中”，日積月累終歸是要成為病變甚至癌癥的。
3. 差異率的設(shè)定有問題：設(shè)定一個靜態(tài)的、固定的盤點差異率，也即在這個差異率范圍內(nèi)的差異，就有可能被公司忽視，而對于有心之人，這些差異都有可能成為可乘之機。比如差異率設(shè)定為正負5‰，假設(shè)A物料每個月流轉(zhuǎn)10萬個，5‰就有500個，正負一下，則相當(dāng)于允許有1000個的差異有可能成為企業(yè)庫存管理的漏洞。另一方面，對于一個制造企業(yè)而言，盤點要做到?jīng)]有差異確實非常困難，但是，在差異率的設(shè)定上面應(yīng)該要進行動態(tài)的設(shè)定，這個月的差異率是5‰，通過問題的反饋、分析和優(yōu)化，下個月就要做到差異率4‰，只有通過盤點所體現(xiàn)的問題并且持續(xù)的進行改善，盤點才能真正體現(xiàn)價值。
就像出納對于現(xiàn)金的管理是“日清日結(jié)，每天盤點，確保零差異”，在庫存管理中，固定周期盤點的同時，倉庫管理人員應(yīng)該盡可能的引入動態(tài)的、永續(xù)的盤點方法，比如：由倉管員對自己所負責(zé)的物聊進行每天的盤點，或者選擇重要物料，有針對性的進行每天的盤點，并且在盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時的解決和改善，這樣才能有效的保證庫存的安全。
六、 主動控制庫存，而不是被動的接受庫存
在傳統(tǒng)的倉庫管理功能定位中，倉庫管理往往被認為就是物料保管的職能，只要是采購來的物料，就要入庫進行保管，在現(xiàn)代企業(yè)管理理念中，這種對倉庫管理的定位已經(jīng)相當(dāng)?shù)穆浜?。倉庫管理在管理好物料的同時，應(yīng)該更多的參與到庫存控制中去，甚至最為采購及供應(yīng)商送貨的客戶端，可以對采購和供應(yīng)商進行考核和監(jiān)控。
在一個企業(yè)的財務(wù)管理體系中，出納備有的資金額度是一定的，少則補充，多則需要存入銀行。同理，倉庫管理過程中，物料的庫存量也需要有相關(guān)的規(guī)定，比如庫存周期的要求、最大最小庫存的要求、安全庫存的要求等，企業(yè)需要制定相應(yīng)的規(guī)則，而這些規(guī)則是否得以貫徹和執(zhí)行，最終都會體現(xiàn)在庫存環(huán)節(jié)。因此，倉庫管理應(yīng)該主動的參與到庫存控制中來，比如：倉庫只接收有訂單、在允許范圍內(nèi)的物料；倉庫對缺料、過量庫存、超庫齡庫存和呆滯庫存進行庫存預(yù)警甚至是組織處理和改善；倉庫可以參與制定庫存及采購的戰(zhàn)略、策略和目標(biāo)等。
值得注意的是，因為庫存管理本是不會給企業(yè)帶來直接的收益，導(dǎo)致企業(yè)往往會忽視庫存管理過程中存在的各種風(fēng)險，他們大都希望在這個方面盡可能的簡單，并減少各種資源的投入，不愿意在這方面投入過多的精力。因此，除非企業(yè)真正認識到“保證庫存安全”的重要性及其可能造成的后果，否則在這方面所進行的努力和投入將會被視同為浪費而得不到保障。
當(dāng)然，“像管理現(xiàn)金一樣管理庫存”僅僅是企業(yè)庫存管理方面的一種理念，一個企業(yè)里面的物料及產(chǎn)品種類數(shù)成百上千甚至上萬種，要對每一種產(chǎn)品都進行如此精細化的管理是不現(xiàn)實的。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的庫存管理水平以及過去在這方面出現(xiàn)的問題進行分析，并結(jié)合不同物料的重要性、價值、物理特性、化學(xué)特性、管理特性等制定差異化的庫存管理方法和目標(biāo)。從另一個角度考慮，真正回歸物流管理上的“以物為本”的本質(zhì)，如果企業(yè)實現(xiàn)了制度的完善化、作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化，無論是現(xiàn)金的管理還是物料的管理，其實也就是按照既定的要求進行操作而已了。
